老闆們的時間管理原則-(1)
蘋果CEO蒂姆庫克(Tim Cook)、百事可樂CEO盧英德(Indra K. Nooyi)每天4點半起床,Twitter創始人傑克・多西(Jack Dorsey)5:30起床,張朝陽說,自己每天晚上12點睡覺,凌晨3點起。
連睡覺,都如此內卷?
我每次看到這種新聞,心裡會冒出巨大疑惑」總裁們,不睡覺嗎「?我相信,對時間管理這件事,你早已麻木;為什麼呢?
因為,你模仿過他們。
工作太忙,總要擠出時間做喜歡的事,要麼犧牲早晨兩小時,要麼中午不休息,最終不僅沒達到預期效果,反而還折騰出「精力不足」的情況。
難道,是方法不對嗎?
是的。和大家一樣,大佬工作強度高,卻能把時間用到極致,奧秘並不在「顯性層面」,而重在7種思維方式的連貫運用上。
北極星思維
北極星並不是天空最亮的恆星,如果你在的地方足夠黑暗,才能看到,從中世紀開始,它就對導航起着關鍵作用。
它位置十分獨特,幾乎處在北極正上方,所有星體都圍繞着它在轉(這是一種尤地球自轉引起的運動),如果你想往北走,只要抬頭看北極星,就能大致了解前進的方向。
商業領域,有一個思維模型從它身上汲取靈感,即,北極星指標(OMTM,One metric that matters),它指導着任何一家公司的願景,使命。
例如:
百度願景,成為最懂用戶,並能幫助人們成長的全球頂級高科技公司;抖音短視頻使命,激發創作,豐富生活;快手使命,幫助人們發現所需、發揮所長,持續提升每個人福特的幸福感。
它有五個維度,分別為目標具體的(Specific),可以衡量的(Measurable),可實現的(Attainable),相關性的(Relevant),有明確的截止期限的(Time-bound)。
個人而言,比起一開始時間管理的忙碌,你應該先起草一份,用它給自己定位,將正確做法放在第一位,就能隨着時間推移,獲得令人驚嘆的成功。
如果,你了解自己的「北極星指標」,就能朝着長遠目標前進,沒有就會迷失方向,受到短期主義意外後果的影響。
例子無窮盡,有幾個參考項:
3年之內,培養個技能
努力存錢,45歲前退休
高效第一,避免複雜化
做個好家長、好老公
不耽誤工作情況下,找到人生第二天職業曲線
記住,有些可列為價值觀長期堅守,有些要做到可衡量、具體時間,截止期限,不然很容易放棄。
可是,前進過程中,一些北極星指標會發生變化,怎麼辦?沒關係,你會更清楚自己想要實現的主要目標,或者人生大事。
有些事情,會推動你朝着另一個方向前進,假設抵達某個目標,你可能需要一顆新的代替。
比如:
十幾歲,青少年北極星是各科取得好成績,進入某所大學,一旦達成該目標,他可能就需要新的北極星。
商界大佬每年都會有幾項關鍵的「北極星」,儘管平時你總能看到有關「某為創始人」各種新聞報道,但整合下來,都在圍繞2-3件展開。
按照人生維度,它可分為「長期、短期」兩種使用方法,對於長期願景,你無法迅速抵達,不過沒關係,它也會指引你做出各種人生抉擇,使你緩慢穩步地接近目標。
企業家比爾·蓋茨(Bill Gates)在1996年出版的《未來之路》(TheRoad Ahead)書中談到:「人們往往高估未來兩年可能發生的事,卻低估未來十年中可能發生的事」。
這句話針對商業環境,提醒人們不要忽略遠處的威脅,因為,它們可能發展成重要競爭對手;也就是說,不要低估新型競爭者進步能力,也不要低估十年內技術發展的程度。
請你想下,不過3-5年,抖音從占據極少市場份額的短視頻平台,發展到月活8.2億(Quest Mobile發布數據,截至2022年6月),人人都在玩的APP,有多麼快速。
就個人而言,該思維模式非常受用,從每一天看,實現進度不可能明顯,但長期堅持重要目標,正確方向,每天進步一點,也能走的很遠。
所以,弄清楚每天該做些什麼,以及如何高效完成這些任務,才能讓人生變乘法,它應該排在TOP1的位置。
避免雙線作戰
此故事很經典,第一次和第二次世界大戰中,德國東線對抗蘇聯,又在西線對抗同盟國,兩次注意力分散導致最終失敗,後被稱作「兩線作戰」(Two-front wars)。
有句俗話,抓住此概念精髓:
「如果你同時追兩隻兔子,最後只能兩手空空」;如果你監督過超過兩個孩子做一件他們不想做的事,就會理解「兩線作戰」有多艱難。
它告訴我們什麼呢?
以前我說過,大腦有兩種思考方式,一種感性下的自動導航模式,一種理性下的深思熟慮模式;你每天可能都在以「多任務」處理各種問題,大腦,並無法同時專注兩件需要集中注意才能完成的事情。
如果你試圖這樣做,就是被迫在兩件事之間來回切換,很多人已經養成該毛病,所以,才造成心流時間(mental flow)越來越短。
試想一下:
做項目方案,突然停下來處理領導發的郵件,思維切換比較容易,如果做方案和閱讀文章之間切換,是不是會耗費巨大精力?
這種思維不是即時的,你需要放慢一件事的進度,專注另外一件,不然,很容易兩件都搞砸。
不過,要是幾項活動同時進行,表現就不那麼明顯,並不損耗太多認知資源,就沒多大問題。
例如:
邊吃飯邊追劇,邊看電視邊疊衣服,邊聽音樂邊健身。
相反,若所做之事會釀成不良後果,多任務處理則會立刻引發問題,甚至是致命的,如同邊開車,邊打電話發信息。
曾經,一位教育公司負責起草兒童「學習手冊」的朋友,經常在多種任務之間切換,結果一份材料中,不幸釀成文字、段落錯誤的事件。
此外,這種思維即浪費時間,也浪費精力,你關注事項太多,還需付出額外精神代價,所以對於會造成重要後果的事,還是儘量避免。
商業領域,也存在多任務處理,我見到的老闆有兩種:
一類極為聚焦,一年專注1-3件事
一類極為動盪,似乎每月都在開調整會
最後下來,自己都不知道要往哪個方向走,動不動就想賦能別人,甚至陣地都不穩。
每階段、每次只聚焦注意力做一件事,有助於你拿到最佳表現,因為最佳表現取決於創造性的解決方案,而這需要專心的力量。
創業投資家保羅·格雷厄姆(Paul Graham)稱之為,你腦中的首要念頭(the top idea inyour mind)。
他曾說過:
每個人在處理艱難問題時,都有類似經歷,一件原本解決不了的事,過段時間做其他事時,突然找到答案,這是一種不用絞盡腦汁思考的辦法。
我越來越覺得,這種思維不僅有助於解決問題,更是必要,但問題在於,你無法直接控制它。
聚焦首要念頭
念頭,用比較好懂的說法,即「想法」,我們時時刻刻都在產生各種各樣的念頭,它們來來去去像瀑布一樣,連續不斷。
這太正常,也沒有什麼不對,念頭升起和消失是與生俱來的能力,是頭腦的功能,無從迴避,也不需要迴避。
關鍵在於,不論什麼狀態下,大多數人腦海中都有一個首要念頭,它會理所應當排擠掉你想的其他事情,占據你的腦海。
這意味着什麼呢?
如果一個錯誤念頭排在第一位,將是一場災難,想想看,你被欺負時會感到憤怒,憤怒會情不自禁的聯想,為什麼倒霉的總是我。
這種念頭從而引發受傷、或自憐情緒發生,進而引發自責和怨恨,這也是,為什麼小事件會引起對方大怒;即便一瞬間,我們內心戲也可能非常豐富,在源源不斷念頭下,感受會一變再變,最終不可控制。
商業中同樣,老闆總變來變去,多半有四點:
他得到新念頭
他進行二次思考,得到自認為更靠譜的結論
忘記此前做的決定
感覺別人某個時刻比自己賺錢快
這些並非你能決策的。所以,如果你常在多項任務之間切換,很難進行太多創造性思考,作家卡爾·紐波特(Cal Newport)將解決此方案的思維稱為「深度工作」(deep work)。
他主張,人們利用一段不會被外界干擾的時間,來思考最重要的問題,以便取得進展,當然,如果你限制自己一次只做一件事,腦中首要念頭就必須是最重要的。
緊急重要矩陣
有一個思維模型,大家應該熟悉,即艾森豪威爾決策矩陣(Eisenhower Matrix),也叫四象限法則、重要/決策矩陣。
大佬們,通常會提前一天安排自我行程,這個矩陣能讓秘書根據「緊急程度」和「重要程度」給事情分類,弄清楚各項活動優先級。
第一象限中的活動(緊急又重要,如看牙醫,中午12點前把下午重要會議資料準備好)需要立即進行。
第二象限中的活動(不緊急但重要,如人際關係建立、制定目標計劃)也很關鍵,應該放在第一象限活動後優先進行。